(1)确定归档范围。确定归档范围的标准要以文件材料的保存价值为依据。凡是墓地业务管理单位在墓地业务管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划人归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目内未完成的文件材料，不属于归档范围。
墓地业务管理专门档案，包括墓地业务清册、墓地维修、墓地租赁、服务对象等文件材料。墓地业务清册包括公墓基本建设及长远规划、资金投入、墓穴规模、销售比例、资金回笼等使用性文件材料。服务对象资料包括服务对象家庭情况类、订墓情况类、逝者简介类、安葬日期类、墓穴区位类、服务对象祭奠日期及周期类、通信地址与联系电话类等。
(2)确定归档时间。归档时间是指业务部门将立卷完毕的档案向档案部门移交的时间。各项工作完成后，对所形成的文件材料应及时进行整理、立卷并归档。对一些马上就要查考利用的文件材料在工作完成后立即整理归档，如服务对象资料、墓地建造与租用的资料、墓地使用资料。其他行政管理档案、党群档案、会计档案、审计档案等可根据工作情况一年归档一次，一般在次年上半年完成。墓地管理单位的各部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间是有限制的，主要依据以下原则。
①及时的原则，是指办理完毕的文件，不是刚刚办理完毕就要求马上归档，也不是时隔数年，待文件积压成堆之后再归档。一般应该在第二年六月份由各部门立好卷再向档案室归档。
②便利的原则，指对某些专业方面的文件、协议、票据或特殊载体的文件，为了便于日常工作的查考，可以另行规定切合实际的归档时间。如，根据墓地业务档案查考的连续性和完整性，要求归档时限要及时，一般可在一个月或一个季度由业务部门编造清册移交本单位档案室保管;而会计档案在会计年度终了后，可暂由本财务会计部门保管一年。期满之后，原则上编造清册移交本单位的档案部门保管。
③区别对待的原则，指不同文件资料，其归档时限要求不一样。如管理文件一般在形成后和第二年上半年内向档案部门移交归档;科技文件根据形成的具体情况可按项目结束时间、工作阶段、子项结束时间确定是随时归档还是定期归档;会计文件在会计年度终了后暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管;人事文件一般应在办理完毕后的十天或半个月内向档案部门归档.