公墓档案是指公墓管理单位在公墓审核、审批、日常管理和服务等业务工作过程中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据及实物等不同形式和载体的历史记录。公墓档案主要有两大部分,即公墓管理单位日常运作形成的普通管理文件和公墓管理实际操作过程中接收和形成的专业性文件。
公墓管理单位日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。公墓管理实际操作过程中接收和形成的专业性文件包括墓地建设规划资料、工程施工验收资料和客户服务全过程形成的各种文书资料等,如客户在墓地使用过程中形成并补充的逝者(墓地使用者)资料、常规公墓管理过程中形成的墓地维修资料和管理服务资料、公墓管理单位开办多种经营活动形成的经营管理资料等。
公墓档案是墓地修建、管理、服务等工作的真实记录,属殡葬行业特有的专业性档案。做好公墓档案管理工作,一方面可以为客户提供准确、快捷、周到、细致的服务,另一方面也可以及时为公墓管理者的决策提供可靠依据。
与广义的档案一样,公墓档案有以下四个构成要素:(一)档案的形成者
档案是一种历史文献,是人类在社会实践活动中直接形成的历史记录,档案的起源是同人类社会的产生密切相关的。档案的形成者即国家机构、社会组织以及个人。对于公墓业务档案来说，其形成者主要是指公墓管理单位、墓地租用者及墓地使用者(逝者)。
(二)档案的内容
档案的内容即档案所记载的信息，就是人们在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动时获得的信息。对于公墓业务档案来说,就是指公墓管理各项工作中的信息,如墓地规划、墓碑设计、墓地租用者情况、墓地使用者情况、经营服务情况等信息。
(三)档案的形式
档案的形式是指档案文种形式、载体形式、信息记录和表达形式。无论哪类档案,其文种形式都可以是公文、合同、证书、书稿等,其载体形式可以是纸质档案、电子档案和实物档案等,其信息记录形式可以是书写、印刷、摄影、录音等,其信息表达形式可以是文字、图形、声像和实物等。公墓业务档案主要以图表、协议和文字说明等为主要文种形式，以纸张或电子存储设备为主要载体形式,以书写、印刷为主要信息记录形式,以文字为主要信息表达形式。